34. Как написать график/календарный план проекта
Чтобы составить хороший график или календарный план проекта, нужно:
- уметь просчитывать длительность проведения каждого из мероприятий;
- уметь соотносить разные мероприятия между собой во времени.
Чтобы не ошибиться при расчете времени, необходимого для проведения каждого из мероприятий, можно воспользоваться методом обратного планирования.
Его суть в следующем. Определяете финальную точку вашего мероприятия. Например, вручение дипломов участникам обучающего курса. И дальше начинаете задавать себе вопрос: а что должно произойти перед этим и сколько времени нужно? Чтобы выдать дипломы, нужно подвести итоги курса и напечатать эти документы. Допустим, на это нужна 1 неделя. И снова – что перед этим? Проведение курса, 2 недели. Что перед этим? Анонсирование и набор группы, 3 недели. Что перед этим? Разработка курса, 2 месяца. Мы дошли до начала мероприятия. Итого – на проведение обучающего двухнедельного курса нужно закладывать не менее 3,5 месяцев. Лучше оставить себе еще некоторый люфт на форс-мажоры и получается ровно 4 месяца.
Чтобы грамотно соотнести разные мероприятия между собой во времени, можно воспользоваться следующей подсказкой:
- Определите, есть ли среди ваших мероприятий такие, которые должны пройти в строго определенное время. Например, только в предновогодний период.
- Отталкиваясь от них, расставьте связанные с ними мероприятия. Например, исследование надо завершить до конференции, где будут презентованы его итоги.
- Посмотрите, какие мероприятия остались, и подумайте, что можно поставить в параллель к уже запланированным событиям, а что – нужно выстроить отдельной цепочкой в определенной последовательности, на каком этапе проекта.
- Проверьте, что ни одно из мероприятий не потеряно.
- Посмотрите на получающуюся картину и соотнесите с загрузкой каждого члена команды на каждом из мероприятий, с отпусками, праздниками, событиями других проектов организации, привычным графиком вашей целевой аудитории. Скорректируйте график, чтобы не получалось «тут густо, а тут пусто» или «мероприятие есть, но участники разъехались и прийти не могут».
Удобно визуализировать календарный план. Одним из возможных инструментов, который вы можете использовать, является график Ганта. Например, календарный план полуторагодового проекта может выглядеть так:
Большие мероприятия удобно разбивать на этапы.
Впоследствии на такой основе можно будет сделать более детальный план, где каждое из мероприятий расписать по шагам, привязывая их не только к месяцам, но и к конкретным датам начала и конца. В таком виде будет удобно управлять ходом проекта уже в процессе реализации, и вы сможете быть уверены, что всё успеваете вовремя.
