48. 5 главных ошибок в бюджете
1 ошибка – заложили слишком мало денег
Как исправить:
- Убедиться, насколько рыночные цены (а лучше с учетом инфляции на длительные проекты) товаров, услуг и оплаты специалистам заложены. Проверить, не упустили ли какие-то расходы – например, доставку и наладку при покупке оборудования; расходные материалы к оборудованию в должном количестве; командировочные расходы в командировках и т.п.
- Пойдите от обратного и проговорите хотя бы сами с собой (а лучше с кем-то из менеджеров и бухгалтером): если у нас будет столько-то таких-то товаров – нам хватит, чтобы провести такое мероприятие? И так по всем расходам, сопоставляя их с календарным планом и не забыв про офисные расходы.
2 ошибка – не проясняющие комментарии
Как исправить:
- По людям. Писать: что делает человек, какой процент занятости (для штатных сотрудников), почему такая ставка.
- По товарам или услугам. Писать: почему нужен именно такой товар, в таком количестве, по такой цене.
- По оборудованию и расходным материалам. Писать: аренда или покупка и почему выгоднее то или другое, как дальше будет использоваться, почему нужно именно такое количество и именно данного оборудования по данной цене.
3 ошибка – не учли налоги и проценты
Как исправить:
- Все налоги находятся в зарплатах, штатных или привлеченных специалистов. Проверяйте их обязательно вместе с бухгалтером. Штатным сотрудникам и привлеченным специалистам физлицам, рассчитывая сумму выплат «на руки», надо учесть 13% + 20,2% или 27,1%, а то и 30,2% (спросите у бухгалтера, помните про изменения с 1 января 2023 года!). Юрлицам и самозанятым в оговоренной сумме учитывать 6% (если они на упрощенной системе налогообложения).
- Проценты находятся в комиссиях банка за различные операции. Уточните заранее у своего банка, за что и какие комиссии он берёт, чтобы заложить их сразу в бюджет, а не платить из собственных средств (из грантовых уже не получится – будет считаться нецелевым использованием).
4 ошибка – заложили то, что потом законодательно не сможете делать
Как исправить:
- Прежде чем отправлять бюджет на конкурс, сделайте внутреннюю встречу с бухгалтером и юристом (даже если они на аутсорсинге или привлеченные специалисты). На встрече подробно расскажите, что планируете делать. Специалисты сразу подскажут, какими документами будут оформляться все ваши действия, а также сверят всю деятельность с Уставом и Программой организации (если она есть) на предмет законности. Лучше вы скорректируете мероприятия на этапе подачи заявки, чем будете вносить изменения в проект на этапе реализации.
5 ошибка – руководитель организации в разных ролях, которые плохо оформлены
Как исправить:
- Оформить руководителя организации как волонтера, заключив договор волонтера. Это – административные расходы (указать в собственном вкладе).
- Как с руководителем проекта, заключить с ним договор услуг, в котором прописать функции, связанные с управлением данным проектом (проектные расходы).
- Заключить с руководителем договор услуг как с экспертом, прописать его функции в этой роли (проектные расходы).
- Функции руководителя в трёх договорах не должны пересекаться и дублироваться. Но лучше избегать ситуации, когда у вас один человек больше, чем в двух ролях.
