73. Как посчитать расходы на использование собственного автомобиля в проекте

Для того, чтобы посчитать расходы на использование своего автомобиля в проекте, стоит руководствоваться нормативами, приведенными в распоряжении Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.

В 2021 году в него внесли дополнения распоряжением Минтранса № ВД-196-р., после чего перечень пополнился нормативами электроэнергии, потребляемой электрокарами и транспортом с гибридными двигателями.

Большинство транспортных предприятий обязаны списывать затраты на ГСМ по утвержденным нормативам. Исключение составляют организации, для которых перевозки не являются профильной деятельностью.

Например, если автомобиль используется для перевозки руководителя или других сотрудников, все траты на ГСМ можно списывать без учета норм. Стоимость ГСМ отражается в составе прочих расходов, связанных с эксплуатацией служебного транспорта. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283. Если же деятельность организации связана с перевозками, траты на топливо необходимо списывать по нормативам.

Как установить нормы расхода топлива на 2023 год? Нормативы можно определить двумя вариантами.

Вариант № 1: взять нормативы Минтранса. Выберите нормы для своих транспортных средств и утвердите приказом руководителя.

Вариант № 2: разработать свои нормативы. Для этого необходимо: учесть технические характеристики транспортного средства, учесть рекомендации завода-изготовителя, провести контрольные заезды в различных условиях. Итогом работы будут нормативы расхода ГСМ, их необходимо утвердить приказом руководителя.

Важно! Налоговики не будут оспаривать применение организацией собственных нормативов. Но попросят обосновать суммы превышения над нормами Минтранса. Заранее запаситесь обоснованием на случай проверки.

Методика расчета для легковых автомобилей подробно расписана в пункте 7 главы 2 и выглядит так:

Нормативный расход (НР) = 0,01 * БНР * Пробег * (1 + 0,01 * ПК)

где БНР — это базовая норма расхода, а ПК — поправочный коэффициент.

ПК учитывает рельеф местности, температуру окружающей среды и даже плотность населения в географии использования машины. Все влияющие на расход факторы и их «вес» перечислены в главе 2 Распоряжения Минтранса.

Если вы нанимаете сотрудника с автомобилем, который планируется использовать для служебных целей, то в договоре с ним стоит прописать компенсацию ГСМ и амортизацию автомобиля. А организации разработать путевые листы, в которых фиксировать все поездки.

В качестве документов, подтверждающих использование личного автомобиля в служебных целях, необходимо запросить у сотрудника: