62. 5 главных ошибок в админ-расходах

1. Путаница, что отнести к административным, а что к прямым расходам по проекту

Предлагаем способ, как проверить, какие это расходы. Представьте себе, что у вас нет и не будет в ближайшем будущем проектов. Тот или иной расход вам все равно надо будет оплачивать? Или он «уйдет» вместе с проектом? Если все равно надо будет оплачивать – значит это административный расход.

2. Все административные расходы организации подаются одному донору в одном проекте

Если вы так сделаете, то даже при качественно написанной заявке рискуете не получить грант. Эксперты внимательно читают или отдельный раздел с административными расходами (если в заявке предусмотрено так), или по всему бюджету высматривают эти расходы, смотрят суммы и комментарии к ним. Если указано, что 100% этих расходов запрашивается в проектом бюджете, то оценка будет снижена. Если часть этих расходов показана как свой вклад, а в комментариях отражено, какой процент ложится на данный проект – шансы победить повышаются.

3. Административные расходы не считаются, а закладываются стандартно 20% от общей суммы проекта

Так можно делать, чтобы себя перепроверить, не слишком ли много админ-расходов вы отнесли на данный проект. Но лучше иметь отдельный административный бюджет со всеми расходами организации на год и месяц. Так вы точнее сможете заложить необходимую сумму в конкретный проект и проверите по статьям, можно ли поставить именно эти расходы (согласно Положению о конкурсе).

4. Убеждение, что есть единая методика расчета административных расходов для всех НКО

Такой методики нет, как и нет одного «правильного» и исчерпывающего списка админ-расходов. Для каждой организации и список, и методика расчета – свои. Кому-то нужно арендовать помещение, кому-то – нет; у кого-то есть фандрайзер, у кого-то нет; у кого-то все рабочие места удаленные, у кого-то – очные; у кого-то 2 проекта в год, а у кого-то – 15. Вы можете пробовать разные методики на разных этапах развития НКО; важно также обновлять административный бюджет по мере того, как меняется организация.

5. Убеждение, что если донор напрямую не финансирует админ-расходы, значит их никак нельзя заложить в проект

Можно «зашить» их в прямые расходы, но так, чтобы это соответствовало содержанию подаваемого проекта, было логично и уместно. Например, если вы проводите серию консультаций для благополучателей, то можно заложить не только гонорар консультанта, но и частично его рабочее место в том объеме, котором он пользуется им для подготовки, проведения и отчета по консультации. Если вы проводите тренинг и печатаете материалы на своем оборудовании, то можно заложить не только бумагу и картридж, но и частично амортизацию самого оборудования и работу офис-менеджера, который это делает и т.п.