71. Как рассчитать расходы на выездное мероприятие
Представим, что нам предстоит провести вот такое мероприятие из нашего календарного плана:
Какие расходы для него потребуются, куда и как заложить их в бюджет?
Для начала сформируем список того и тех, кто нам нужен:
- Педагог по флюид-арт, который будет эти мастер-классы проводить
- Музыкальное оборудование, чтобы педагога было слышно
- Люди, которые должны прийти на это мероприятие – для этого нужно про него максимально широко рассказать на нашем сайте, но не только
- Людей важно привлекать еще через СМИ – так охват будет больше
- Организатор мастер-классов, который найдет педагога, людей, привлечет СМИ и организует сам мастер-класс
- Координатор, который проконтролирует, что это мероприятие соотносится с другими действиями по проекту, отследит, чтобы не было дублирования функций или их западания
- Расходные материалы для проведения мастер-классов по Флюид-арт
Теперь вставляем эти расходы в бюджет в соответствующие разделы заявки ФПГ.
- Педагог по флюид-арт – это наш штатный сотрудник (люди – это наш административный расход), поэтому его помещаем в раздел «Оплата труда штатных работников». У нас на него есть деньги из другого проекта, поэтому указываем как софинансирование. Даем подробную расшифровку функционала и обоснуем ставку и процент занятости.
- Музыкальное оборудование – помещаем в раздел 4 заявки. Обоснуем, покупка это или аренда и для чего в принципе оно нужно. Оно у нас есть (это наша мат-тех база — административны расход), поэтому пишем в раздел софинансирование, но все равно указываем стоимость. Также, чтобы эксперту было удобнее соотносить с календарным планом, даем отсылку, к какому именно мероприятию относится этот расход.
- Сайт для привлечения людей – это раздел 5 заявки. Укажем, для чего нам нужен сайт для этого мероприятия (хотя это наша мат-тех база — административны расход). Кто и за какие деньги его будет поддерживать. Напишем, сколько времени это будет длиться. Ну и снова дадим ссылку на пункт в календарном плане.
- СМИ для привлечения людей – это раздел 6 заявки. Мы понимаем, что не надо платить СМИ за публикации по социальной тематике. Поэтому мы нашли инфо-партнеров, которые и распространят информацию, и дадут в эфир видео-ролики бесплатно, а мы покажем это в бюджете как софинансирование.
- Организатор мастер-классов – у нас нет такого человека в штате, поэтому эту услугу нам надо у кого-то заказать, и мы пишем этот расход в раздел 6 бюджета. Мы планируем найти партнера, который сделает это бесплатно, но пока не нашли. Поэтому записываем в софинансирование и будем искать дальше.
- Координатор – он нужен не конкретно для данного мероприятия, а в целом, как «точка сборки» всех событий по целям, партнерам, целевым группам и т.д. Это наш штатный сотрудник и часть его занятости по этому мероприятию №12.
- Расходные материалы – все то, что будет использоваться людьми, пришедшими на мастер-классы. Это раздел 4 заявки – сопутствующие расходы, распишем их подробно и дадим обоснование – для чего они нужны, в каком количестве, почему именно эти и дадим ссылку на сайт, откуда взята стоимость.
Мероприятие посчитано, все расходы разнесены по разным разделам бюджета и обоснованы. Не забыты зарплаты и административные расходы, связанные с проведением мероприятия.
